Это разные ситуации, и действия у них разные.
Нехватка документов. Чего-то не хватило в комплекте: справки, снимков, свежих анализов. Решается досылкой или пересдачей, решение о вас ещё не принято.
Отказ. Решение принято, и оно о том, что случай не берут. Оформляется письменно.
Что спросить прямо на месте:
— это отказ или не хватает документов;
— если второе — что именно донести, в какой срок и кому передать;
— если первое — попросить письменный отказ с указанием причины.
Что полезно знать:
— Запишите фамилию того, кто дал ответ, и время разговора: через час в регистратуре другая смена.
— Ответ на этот вопрос стоит получить до отъезда.
Дальше по полученному ответу либо собирают недостающее, либо обжалуют отказ.